Digitale Zusammenarbeit: Korrumpiert Corona unsere Medienwahl?

Montagmorgen. Blick in den Kalender. Das erste, was mir einfällt: «Abartig.» Schlag an Schlag reihen sich Termine mit 15, 30, 60 Minuten Länge an einander. Spontan ruft im Slack dann auch noch jemand an. Eine Insel von 4 Stunden folgt. Ach nein, ein Remote-Workshop. Und am Abend?🤯  Nur mühsam lässt sich erklären, dass das kein Zustand ist. Wir können und müssen auch nicht jede Aufgabe und jedes Anliegen in einem Video-Call behandeln. Und so sehr ich den Austausch mit Menschen mag, wir müssen uns nicht immer im reichhaltigsten Medium austauschen. Wir müssen uns gegenseitig Luft geben, um ab und an mal unser Gehirn für uns alleine zu haben, Reize zu reduzieren und wieder zur Konzentration zurückzukommen. Sonst werden wir erst müde (beschrieben schon im Sommer 2020 in der Handelszeitung) und dann knurrig.

Im evux Lab untersuchen wir regelmässig spannende Themen und arbeiten sie kondensiert auf. So kannst vielleicht auch du, lieber Leser, davon profitieren und das Ganze in deinem Alltag anwenden oder überdenken. Deshalb haben wir uns das Thema „digitale Zusammenarbeit“ vorgenommen und unterschiedliche Kommunikationstools ausprobiert und verglichen.

Hintergrund für die Bewertung von Kommunikationstools

In der Forschung um computerunterstützte kooperative Arbeit (CSCW) werden Medienwahltheorien vorgestellt, die unser Handeln zum einen erklären und zum anderen Hinweise für eine gute Auswahl von Medien zu bestimmten Zwecken geben können. Diese Hinweise können wir als Designgrundlagen unserer Arbeitsprozesse heranziehen. Dabei kann der Entscheidungsprozess subjektiv rational oder objektiv rational verlaufen, basierend auf Erfahrung, dem (sozialen) Umfeld oder gemäss der Eigenschaften einer gemeinsamen Aufgabe. Wir wählen also ein Kommunikationsmedium wie zum Beispiel Facebook zum In-Kontakt-Bleiben (Aufgabe) aus, weil wir viele Freunde und Familie haben, die das auch nutzen (soziales Umfeld) und/oder weil wir schon einmal gute Erfahrungen damit gemacht haben. Das kann beispielsweise sein, wenn wir dort jemanden länger Verschollenen wiedergefunden haben. (Oder wir entscheiden uns dagegen, weil uns die AGBs nicht gefallen: Mein persönlicher Case.)

Medienwahltheorien versuchen vereinfacht gesagt, den Zusammenhang der Medienwahl zwischen den Eigenschaften des Mediums (Kommunikationsmittel) und weiteren Umständen, z. B. der notwendigen Gleichzeitigkeit zur Aufgabenerfüllung zu erklären. Die Frage, die wir uns also stellen können, lautet: Wie stark zur selben Zeit, am selben Ort, mit denselben Hilfsmitteln sollten wir kommunizieren in Abhängigkeit von den Eigenschaften der Aufgabe, die wir gemeinsam lösen oder bewältigen müssen? Grundsätzlich lassen sich zwei Kommunikationsaufgaben unterscheiden «Informationsvermittlung» und «Konvergenz». Ziel der «Informationsvermittlung» ist es, dass die Gruppe ein mentales Modell des Themas entwickelt, also alle denselben Wissenstand haben. Ziel der «Konvergenz» ist es, dass die Gruppe ein gemeinsames Verständnis entwickelt, also zur selben Interpretation von Informationen gelangt. Für letzteres braucht es zweifelsohne eine intensivere Kommunikationsform. Illustrieren wir das an Beispielen: Informationsvermittlung ist zum Beispiel eine Terminvereinbarung, eine Einkaufsliste beauftragen, die Freigabe von Content zur Publikation oder eine Projektabstimmung. Und schon bei Letzterem kann es um Konvergenz gehen, je nach dem wo man im Projekt steht. Aber ganz sichere Konvergenzkommunikationen sind: Gemeinsames Ausarbeiten eines Designs, das Bilden einer Vision oder auch Eskalationen.

Nutzen wir nun für Informationsvermittlung ein ungeeignetes Medium zur Kommunikation kann es zu Verwirrung, Ablenkung und Überforderung kommen. Das ist sicher jedem von uns schon passiert: wir geben oder erhalten einen Arbeitsstand in einem persönlichen Meeting, besprechen die nächsten Schritte und die Hälfte geht danach vergessen. Bingo, zu viel Rauschen. Anders herum: Wir sollen eine User-Research-Studie in 15 Minuten vorstellen, haben aber Ergebnisse, die für ein Buch reichen würden und wir wollen sicherstellen, dass das Team mit den Resultaten weiterarbeiten kann. «Nach deiner Einführung können wir die Resultate ja lesen.» Zum einen: wer macht das wirklich? Und zum anderen: ich weiss nicht, wie die Empfänger aus den Erkenntnissen Wissen konstruieren, da sie (meist) keine Forscher sind. Deshalb begleite ich die Wissenskonstruktion gerne mit einer sehr reichhaltigen Kommunikation: idealerweise persönlich, vor Ort. Auch schizophren in der digitalen Zusammenarbeit: Anrufen, um einen Termin zu vereinbaren. Das ist den Arbeitsunterbruch wirklich nicht wert. Hingegen ist das gemeinsame Brainstormen im Figma mit parallelem Chat eine extrem effiziente Kommunikations- und Zusammenarbeitsform.

Warum die lange Vorrede? Wir haben genau jetzt eine hervorragende Zeit, um zu sehen, was passiert, wenn Gruppen oder Individuen den Umgang mit einem bestimmten Medium nicht gut kennen. Ein Workshop, ein Meeting, ein Feedback, eine Abstimmung – alles in Zoom. Oder Teams? Skype? Oder, oder, oder. Wir haben uns mal noch ein paar Alternativen für die digitale Zusammenarbeit vorgenommen und wollen unsere Erfahrungen damit teilen.

Anforderungen an die digitale Zusammenarbeit in Meetings, Workshops und beim Networking

Wenn wir nun jeglichen Vor-Ort-Kontakt vermeiden sollen, schauen wir uns die drei häufigsten Set-ups einmal näher an: Meetings, Workshops und Networking-Anlässe (unsere wunderbare, original Schweizerische Tradition der Aperos) – geht alles in Zoom? Geht, aber halt mit Krücken. Diese drei Gruppenaufgaben stellen schlicht drei unterschiedliche Ansprüche an die synchrone Kommunikation. Während Meetings auch ad hoc, in unterschiedlicher, bisweilen nicht vorhersagbarer Grösse stattfinden, sind Workshops organisiert und folgen in der Regel einer Dramaturgie, einem Leitfaden oder wenigstens einer vorbereiteten Agenda. Networking-Anlässe zeichnen sich dadurch aus, dass es gemeinsame Situationen gibt (z. B. eine Präsentation ansehen), Einzelaufgaben (z.B. Gallery-Walk) und Kleingruppen-Aufgaben (z.B. unterhalten zu zweit, zu dritt, zu viert), es dabei aber keine koordinierte Dramaturgie geben muss. Teilnehmer dürfen zum Beispiel zwischen Gruppen wechseln. Im physischen Raum gibt es Inhalte, die dann nicht jeder Teilnehmerkleingruppe transparent ist. Wenn Elia und Luca in einer Ecke über Fussball reden, müssen Eveline und Dorian, die über Katzen reden, das Gespräch von Elia und Luca nicht mitbekommen. Das ist auch völlig in Ordnung. In Workshops ist das nur ein möglicher Zwischenzustand. Die Einzelgruppen müssen hier wieder synchronisiert werden, dass Teilnehmer nicht mit unterschiedlichen Wissensständen und vor allem nicht mit unterschiedlichem Konvergenzstand aus dem Workshop gehen.

Ohne noch weiter auszuholen, seht ihr ganz kurz in der Tabelle die drei Set-ups und ihre Anforderungen und dann auch schon gleich unsere Favoriten für den jeweiligen Zweck.

Natürlich fehlt zu jedem Kommunikationstool für die digitale Zusammenarbeit noch das gemeinsame Material. Hier wird aber auch nach gerade zu bewältigender Aufgabe und konkretem Meetingziel, Workshopziel oder Networking-Kontext unterschieden. Da nehmen wir mal Figma für die gemeinsame Ideenentwicklung in der Konzeption, Miro als Whiteboard, kooperative Spiele beim Networking (z.B. AirConsole – danke Rainer! 😊 ) oder Notion für das kooperativ entstehende Meetingprotokoll. In all diesen Fällen ist das Screensharing nicht mehr nötig, weil wir instant sehen, was die anderen machen.

Meetings: Slack-Call und Co.

Wenn Slack das Tool zur Unternehmens- oder Teamkommunikation ist (wie bei evux), dann ist die eingebaute Call-Funktion für kurze Treffen hervorragend. Im Grunde ist es nicht anders als bei Teams, nur dass man im Teams irgendwie anders herum denkt. Rein aus der Gestaltung heraus gehören die Slack-Calls mehr zur «normalen» Teamkommunikation und werden unserer Erfahrung nach häufiger verwendet, vor allem 1:1. Die Videokonferenz im Teams fühlt sich als etwas Separates an. Wer grössere Calls, also mit mehr Teilnehmern, nutzen möchte, muss in den Bezahlaccount wechseln. Aber auch hier: Slack-Calls sind die spontanen (Gruppen-)gespräche, aber keine Workshopunterstützung. Dazu fehlen den Calls zentrale Koordinationsfunktionen.

Mittlerweile haben viele Unternehmen vom früheren Lync und Skype for Business auf den Erben Teams gewechselt. Nett ist das Behalten von Chat-Verläufen innerhalb der Video-Calls, die als Protokoll eingesetzt werden können. Das integrierte Whiteboard kann helfen, um sich in einer Abstimmung ad hoc verständlich zu machen. Aber ganz ehrlich: Wer einmal Miro oder Mural benutzt hat, will mit so etwas nicht mehr arbeiten. Teams fühlt sich für uns absolut machbar an. Skaliert die Teilnehmeranzahl, hat es aber gefühlt bereits Schwierigkeiten mit der Lautstärkeregelung, wenn der zeitliche Abstand zwischen Rednern zu knapp ist. Dann sind zwei Personen, die sich nahezu ins Wort fallen nicht mehr verständlich. Besonders bei schnellen Besprechungen, wo alle Teilnehmer nur schnell auf einen Stand kommen wollen, ist das bisweilen lästig. Seit Dezember haben wir nun auch hier endlich die Gruppenräume-Funktion. Auf das Ausprobieren in grossen Gruppen sind wir schon gespannt, besonders was das Setup der Breakout-Sessions betrifft. Dann könnte sich Teams auch endlich für erwachsene Workshops eignen.

Bei evux gibt es ausserdem Fans von Wonder und Whereby für die kurzen Meetings mit mehr als 2 Teilnehmern. Whereby kommt in der Gratisversion mit 4 Teilnehmerplätzen (100 Teilnehmer dafür Zeit begrenzt auf 45 min, Stand: 13. Oktober 2021) und ist bereits so recht gut geeignet, ein Meeting abzuhalten. Interessant ist auch die Funktionsweise des eigenen Raums. Der Link ist wie die Adresse zum virtuellen Büro. Teilnehmer klopfen an und werden vom Raumbesitzer herein gelassen (oder abgelehnt). Das ist wie im Büro und hat ein ❤️  verdient. Wonder gehört eigentlich in die Kategorie der Networking-Unterstützungstools. Es lässt sich aber auch biegen.

Workshops: Zoom und Co.

Ein Videokonferenztool mit Breakout-Sessions, Teilen-Funktion und allem, was es für strukturierte Workshops braucht. Im Schlimmsten Fall ist der Zugriff via Telefon möglich. Das gemeinsame Arbeitsmaterial sollte jedoch woanders liegen. Heute schon fast Quasi-Standard: die Ergänzung mit Miro oder Mural. Aber auch Conceptboard ist eine Möglichkeit oder andere Whiteboard-Lösungen. Schlecht an vielen Whiteboardlösungen ist die mangelhafte Integration von Hilfsmitteln für die synchrone digitale Zusammenarbeit, wie es eben Workshops sind. Ein Beispiel für so eine Funktion ist die Koordination mit dem «Folge-mir»-Feature, das einige eben haben und andere nicht. Vor Corona hatte zum Beispiel auch Miro eher den Schwerpunkt auf die asynchrone digitale Zusammenarbeit, bei der diese Funktionen zweitrangig sind, gelegt. Die mangelhafte Vote-Funktion ist ein Beispiel, das noch nicht da angekommen ist, wo wir es brauchen.

Zurück zu Zoom: Das Handling der Breakout-Sessions ist nicht besonders einfach, wenn man eine grössere Runde in nicht-zufällige Konstellationen teilen will. Was Bild- und Tonqualität als auch Stabilität betrifft, hat Zoom uns bisher überzeugt. Eine wichtige Sache: Stimmen werden nicht abgebrochen wie bei den meisten Videokonferenztools, wenn noch jemand spricht. Klar: Ins Wort zu fallen, ist unhöflich, aber nicht wahnsinnig ungewöhnlich. Aus der Reihe von uns getesteter Tools kann man nur bei Zoom dann noch beide Personen verstehen.

Die Google-Konferenzsysteme Hangouts und Meet sind mal grundsätzlich dasselbe Tool mit unterschiedlichen Preismodellen. Hangouts als Gratisvariante verfügt nicht über die Breakout-Sessions, in Meet lassen sich solche aber konfigurieren. Da unsere Kunden eher weniger auf Google-Workplace-Lösungen setzen, haben wir bisher auch wenig Erfahrungen mit Google Meet sammeln können. Aber in so eine Liste von Konferenztools für digitale Zusammenarbeit gehört das einfach mit rein. Zu Teams haben wir unsere two cents bereits beschildert. Was fehlt noch? Networking.

Networking: gather.town und Co.

Mit Wonder hat unsere Reise in die Networking-fähigen Tools begonnen. Weiter angesehen haben wir uns SpatialChat, Kumospace und eben gather.town. Wonder hat zu Anfang eine gewöhnungsbedürftige Bewegung über eine grosse Raumfläche. Per Long-Click lässt sich das eigene Videobild über die Fläche bewegen, um zum Beispiel teil einer sich unterhaltenden Gruppe zu werden. Die Videoverbindung baut sich auf, sobald man auf diese Weise eine gemeinsame Gruppe gebildet hat. Hat man diese Bewegung mal verstanden ist der Rest recht intuitiv. Die Teilnehmer des letztjährigen WUD konnten das Wonder in Aktion erleben und vielleicht auch den einen oder anderen Unterbruch, wenn wirklich viele Menschen auf der Fläche waren.

SpatialChat kann wie die anderen Tools auch einen wählbaren Hintergrund konfigurieren. Nähern sich die Personen an, wird deren Ton lauter. Das ist im ersten Moment ziemlich Wow. Hier etabliert sich die Videoverbindung nicht erst in der eigentlich Gesprächszone, sondern bereits vorher. «Feind hört mit», sozusagen 😊. So ähnlich, für uns aber irgendwie netter funktioniert das in Kumospace. Hier gibt es noch die Funktion, sich die Hörweite anzeigen zu lassen. Und wer den richtigen Hintergrund auswählt, kann an der Bar ein Gläschen Wein kredenzen.

 

Total klar: bei unserem Testlauf mit Kumospace hingen wir defacto die ganze Zeit an der Bar und haben uns Drinks nachgeschenkt.

In der Super-cool-Bewertung landete aber das gather.town. Es ist ein bisschen verspielter. Wir sind allesamt in der Nintendowelt und können praktisch das Tool den gesamten Tag laufen lassen. Es gibt Gegenden auf den Maps zum allein Schaffen, um Meetings abzuhalten, Kaffeepause zu dritt zu machen oder im Plenum zu diskutieren. Um die Wette in den Garten rennen gibt’s auch, man kann eine Filmecke einführen und mit Gegenständen interagieren (leuchten gelb). Wirklich nett! Der eigene Avatar kann gestaltet werden und muss mal wirklich nicht das schräge Foto der Webcam sein und kann mit der Tastatur über den Bildschirm gesteuert werden. Gather.town ist auf jeden Fall einen tieferen Blick wert, wenn ein Onlineevent mehr als eine Präsentation sein soll.

Was empfehlen wir euch für eure digitale Zusammenarbeit?

Wir empfehlen euch zuerst zu sammeln, wo es wichtig ist, die Distanzzusammenarbeit zu unterstützen oder zu verbessern. Analysiert genau die Bedürfnisse der Gruppe und die Natur der Arbeit und redet darüber. Das hilft, schon die aktuelle Medienwahl schlauer zu gestalten. Ihr kennt das Phänomen: «I survived another meeting that should have been an e-mail»? Das kommt nicht von ungefähr. Deshalb ist auch nicht Corona an schlechter Medienwahl schuld, die schlechte Wahl fiel nur nicht so stark auf. Das ist jetzt einfach schlimmer, wenn die ganzen E-Mails als Meetings im Kalender hängen und nicht einfach am Kaffeeautomat erledigt werden. Wenn aber genug Konvergenzaufgabe übrigbleibt, dann nehmt gute Tools für eure digitale Zusammenarbeit. Versucht nicht, die eierlegende Wollmilchsau zu finden. Klar, der IT-Fuhrpark muss auch überschaubar bleiben. Aber der Aufwand für eine gather.town-Map ist zu hoch für ein Ad-hoc-Meeting. Genauso bleibe ich keine 10 Minuten an einem Networking-Anlass mit Teams. Und deshalb lohnt sich vielleicht auch ein Tool mehr. Ach ja, und wenn physisch wieder geht für die wichtigen Workshops, macht das! So viel zu mir. Was ist mit euch?

Zum Nach- und Weiterlesen für hart Gesottene:

Daft, R. & Lengel, R. (1984). „Information Richness: A new approach to managerial behavior and organization design.“ Research in Organizational Behavior 6: 191-233.

Dennis, A. & Valacich, J. (1999). Rethinking media richness: Towards a theory of media synchronicity. 32th Hawaii International Conference of Systems Scienes (HICSS-32), Los Alamitos, California, IEEE Computer Society.

Schwabe, G. (2004). Medienwahl.

Löber, Andreas. (2008). Audio vs. Chat : Auswirkung der Medienwahl zwischen Audio und Chat auf die kooperative, verteilte Gruppenarbeit. Dissertation, University of Zurich, Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät.