«Motion AI»: 4-Tage-Woche dank künstlicher Intelligenz?

Motion ist Top 1 unter den am schnellsten wachsenden Softwareprodukten in Nordamerika laut «Product Report» (Nov 2022) der Produkt-Analyseplattform Amplitute. Es verspricht durch KI-gestütztes Umplanen täglich zwei Stunden Zeit einzusparen – ein Versprechen, das unsere Neugier im evuxLab geweckt hat.

Im evuxLab haben wir bereits vor zwei Jahren das Blogartikelschreiben mit Hilfe von künstlicher Intelligenz ausprobiert, was damals noch viel holpriger lief als dies heute möglich ist. Auch haben wir eine KI im Webdesign eingesetzt.

Als Expert:innen für User Experience und Customer Experience sind wir immer auf der Suche nach neuen Tools, die uns dabei helfen, produktiver zu sein und unsere Aufgaben effizient zu erledigen. Und Motion ist definitiv ein Tool, das unsere Aufmerksamkeit verdient hat.

Bevor ich meine kleine Tagebuchstudie starte, frage ich mich: Kann Motion wirklich die versprochene Zeitersparnis bieten? Wie steht es um die Benutzerfreundlichkeit? Wie intelligent plant Motion meine Woche? Arbeite ich tatsächlich effizienter damit im Vergleich zu meinem bewährten Outlook-Kalender und meinem Aufgabenverwaltungstool Notion?

– Und schliesslich, die vielleicht wichtigste Frage: Kann die Motion-KI tatsächlich dazu beitragen, dass ich ruhiger schlafe?

Videotagebuch in 5 Teilen

5 Tage lang habe ich meine Erlebnisse mit dem Tool gesammelt und als Videotagebuch dokumentiert. Sieh selbst:

 

Nochmal kurz zurück auf Los: Bevor du mit Motion so richtig durchstarten kannst, ist ein gewisser Einarbeitungsaufwand erforderlich. Die ersten beiden Stunden habe ich damit verbracht, meine Aufgaben aus meinem bisherigen Tool in Motion einzutragen, da ein Import nicht möglich ist. Aber lass dich davon nicht abschrecken! Die anfänglichen Aufwände zahlen sich später in Form einer erheblichen Effizienzsteigerung bei der Nutzung aus.

Spare ich mit Motion wirklich so viel Zeit?

Der Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben oder Themen kann oft kostbare Zeit in Anspruch nehmen und ist häufig ein Grund dafür, dass Aufgaben länger dauern, als sie sollten. (Siehe zum Beispiel den Artikel «Multitasking: Switching costs»).

Mit Motion kannst du jedoch die Häufigkeit dieser Themenwechsel steuern. Du kannst einstellen, in wie kleine Zeiteinheiten eine Aufgabe unterteilt werden darf, oder Fokuszeiten blockieren. Selbst das blosse Betrachten meiner To-Do-Liste und das Entscheiden darüber, was ich als Nächstes erledigen soll, verursacht mehr Zeit- und Denkaufwand als das Starten der nächsten von Motion vorgeschlagenen Aufgabe. Im Vergleich zu meinem bisherigen Aufgabenverwaltungstool sehe ich in Motion nicht nur, was zu erledigen ist, sondern auch, wann es zu erledigen ist, und das direkt in einer Kalenderansicht. Das nimmt mir eine grosse mentale Last ab. Daher ist die Arbeit mit Motion zweifellos effizienter.

Während meiner Nutzung von Motion hatte ich das Gefühl, den Tag effektiver zu gestalten und mehr zu erledigen. Motion ist konsequent und füllt deinen Tag gnadenlos mit Aufgaben, wobei der Wechsel zwischen Themen am späten Nachmittag für die App kein Problem darstellt. Dies ist jedoch nicht immer meine Stärke. In solchen Momenten verschiebe ich einfach diese Aufgabe auf den nächsten Vormittag und ziehe leichtere Aufgaben vor. Oder ich gönne mir doch schon Feierabend, Motion hat’s ja im Griff 😉

Kleine Pannen und grosse Potenziale

Nach den ersten Tagen habe ich begonnen, Motion zu individualisieren. Dabei sind mir einige Aspekte aufgefallen, die gegen gängige Usability-Grundsätze verstossen, wie beispielsweise das Dropdown-Menü, das dem Prinzip der Konsistenz widerspricht.

 

Obwohl Motion als meine «Assistentin» fungieren soll, fühle ich mich manchmal etwas abgehängt, da ich nur wenig bis gar kein Feedback in Form von Benachrichtigungen erhalte. Wie wäre es mit einer humorvollen Nachricht anstelle eines nüchternen «After Deadline»-Hinweises? Zum Beispiel: «Mach mal eine Pause! Lust auf ein Heissgetränk?» Dies könnte zu einer verbesserten Benutzerinteraktion führen. Ansatzweise gibt es bereits Vorschläge für Aktivitäten wie E-Mails, Sportübungen, Mittagessen und Meditation, wenn eine neue Aufgabe erstellt wird. Hier könnte Motion noch mehr Persönlichkeit einbringen, zum Beispiel als optionalen Modus für diejenigen, die es mögen.

Trotzdem muss ich sagen, dass Motion mein Vertrauen gewonnen hat. Es hat sich als zuverlässige Assistentin erwiesen, die dafür sorgt, dass keine Aufgabe vergessen oder verloren geht. Mir ist tatsächlich aufgefallen, dass ich ruhiger schlafen konnte, denn Motion hat alles im Griff. Das Umplanen, also die Kernkompetenz von Motion, funktioniert meist reibungslos. Ich wünsche mir jedoch, dass Motion mit der Zeit meine Planungsgewohnheiten erlernt. Zum Beispiel könnte es mir vorschlagen, mehr Zeit für die Erledigung einer Aufgabe einzuplanen oder mir nach einer Aufgabe mehr Freiraum im Kalender geben.

Ein grosses Manko von Motion ist die «Abo-Hürde». Ohne ein aktives Abonnement ist es nicht einmal möglich, einen Blick auf die eingetragenen Aufgaben zu werfen. Wenn euer Abonnement abgelaufen ist, habt ihr keinen Zugriff mehr auf die Anwendung, um eure bestehenden Aufgaben anzusehen. Es gibt auch keinen Offline-Modus, der es ermöglichen würde, die Aufgaben anzuzeigen, selbst wenn sie veraltet sind.

 

Effiziente Aufgabenbewältigung für Geduldige

Im Endeffekt muss ich sagen: Motion ist ein Gamechanger im Aufgabenmanagement, aber hier gilt die Devise «Gut Ding will Weile haben». Um dieses Tool mit all seinen Funktionen zu nutzen, musste ich tiefer in die Materie eintauchen, als ich es anfangs erwartet hatte. Eine Woche Testphase ist definitiv zu kurz, um alle Nuancen zu erfassen. Deshalb rate ich: Gib Motion mindestens 14 Tage, um deine Arbeitsweise damit in Einklang zu bringen.

Wer daran denkt, das Aufgabenmanagement in seinem gesamten Team zu verändern, tut gut daran, auch Motion in Erwägung zu ziehen. Inwiefern das Tool sich mit «grauen Wiesen», also vorhandenen ICT-Umgebungen verträgt, haben wir nicht geprüft. Aber wir sehen das Potenzial, dass das Standardisieren des Aufgabenmanagements ein Team oder eine Abteilung insgesamt effizienter machen kann.

Interessiert euch, wie ihr Systeme für euer Team evaluiert, ob für das Aufgabenmanagement, die UX-Aufgaben selbst oder auch Ressourcenmanagement? Meldet euch! Wir helfen gern!