«Wenn das Unternehmen wüsste, was das Unternehmen weiss», war einer der Ausgangspunkte, das Intranet für TBF + Partner neu zu denken. In einem agilen Setup und in enger Zusammenarbeit mit Simplificator AG konzipierten wir eine zukunftsfähige Wissensaustausch-Plattform.
Die Zusammenarbeit in komplexen Themen ist eine Herausforderung, besonders wenn die Teams, Ressourcen und Skills verteilt sind und das Wissen über Aktualität oder Vorhandensein unstrukturiert und ungewiss zur Verfügung steht. Unser gemeinsamer Kunde TBF + Partner beauftragte Simplificator AG und uns, es mit diesen Themen aufzunehmen und eine zukunftsfähige Kollaborations- und Informationsplattform zu schaffen, welche in erster Linie den aktiven Austausch der Mitarbeitenden untereinander fördert.
Die Planer und Ingenieure von TBF + Partner planen und realisieren Vorhaben zu komplexen, gesellschaftlich relevanten Fragen in den Bereichen Energie, Umwelt, Bau und Verkehr. TBF + Partner zählt rund 230 Mitarbeitende, welche an verschiedenen Standorten in selbstorganisierten Projektteams arbeiten. Die agil geführten Standorte sowie das selbstorganisierte Arbeiten führen dazu, dass sich das organisatorische Wissen von TBF + Partner sowie das persönliche Wissen jedes einzelnen Mitarbeitenden an verschiedenen Orten in verschiedensten Systemen verteilt. Dies erschwert die Zugänglichkeit wichtiger Informationen beispielsweise für die Referenzsuche im Offertprozess oder führt im schlimmsten Fall sogar zu Wissensverlust.
Ein neuer digitaler Arbeitsplatz in Form einer Kollaborations- und Informationsplattform soll die Zusammenarbeit der Standorte projektübergreifend fördern. Das vorhandene Firmenwissen, die Fähigkeiten und Kompetenzen jedes einzelnen Mitarbeitenden sowie Projektinformationen sollen jederzeit zugänglich und dadurch sichtbar gemacht werden. Die Mitarbeiter sollen sich vernetzen, Wissen austauschen und sich gegenseitig helfen können.
Im gleichen Zuge soll das veraltete Software-System durch eine moderne und wartbare neue Systemarchitektur abgelöst werden.
In einem agilen Setup von jeweils 2-wöchigen Sprints und in engster Zusammenarbeit mit dem Simplificator-Entwicklerteam und TBF + Partner wurde parallel, um ein bis zwei Sprintlängen versetzt an zwei Arbeitsflüssen gearbeitet, einerseits mit technischem Fokus und andererseits mit konzeptuellem Fokus, wobei letzterer durch evux gestaltet wurde. Jeweils am Ende eines Sprints wurden im Rahmen eines kombinierten Meetings zu Review und Planning Stand und Ergebnisse der beiden Arbeitsstränge besprochen, abgeglichen und die weiteren Schritte geplant.
Gemeinsam mit den Stakeholdern setzten wir in einem Visionsworkshop die Leitplanken für die Grobkonzeption. Die Empathy Map der Primärpersona «Andrea, Projektleiterin» half allen Projektbeteiligten im agilen Umfeld, den Fokus nicht aus den Augen zu verlieren.
Im Zentrum der Konzeptionsphase standen der Austausch der Mitarbeitenden via News-Feed sowie eine einfach zu bedienende Suche, um Informationen und Wissen auf einfachste Weise zugänglich zu machen.
Mit einem Usability Walkthrough wurde das erste Grobkonzept mit 6 Mitarbeitenden von TBF + Partner evaluiert. Die Resultate flossen direkt in die Entwicklung ein. So wurde das Konzept Sprint für Sprint ausdetailliert, weiterentwickelt und mit einem schlanken visuellen Design abgerundet.
Nutzer und Stakeholder wurden weiter durch Interviews, kleine Workshops sowie einem weiteren Usability Walkthrough in die Projektentwicklung miteinbezogen.
Entstanden ist eine auf neusten Technologien basierende, digitale Wissensaustausch-Plattform, in welcher bereits aktiv diskutiert und sich gegenseitig inspiriert wird.
Die zentrale Suche ermöglicht es den Mitarbeitenden von TBF + Partner schnell, orts- und zeitunabhängig Projekt- und Mitarbeiterinformationen abzurufen, verschiedenste Dokumente, Bilder und weitere Dateien zu durchsuchen und so das gesamte Firmenwissen wieder auffindbar und zugänglich zu machen.
Des Weiteren vereinfacht die Plattform den bisweilen zeitaufwändigen Offertprozess von TBF + Partner, indem sie bereits existierende oder ähnliche Projektreferenzen auffindbar macht und passende Mitarbeiter aufzeigt.
Durch die neue interne Plattform wurde eine Basis geschaffen, welche die Firmenkultur von TBF + Partner als agiles und selbstorganisiertes Unternehmen unterstützt.
